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Por qué es importante saber sobre el control de accesos en un check in y sus herramientas

En cada proceso y tipo de check in expuesto en nuestro artículo anterior hay un aspecto común y del cual abordaremos en detalle dado su importancia en la ejecución de cualquier actividad con manejo de registro y sus herramientas; el control de acceso.

Cuando hablamos de control de accesos nos referimos a la herramienta más efectiva que tenemos para realizar cualquier tipo de filtro en un evento. Es fundamental para asegurar un control de ingreso de las personas a nuestro evento, pero además nos ayuda a medir otras variables que nos dan información de cómo se comportan nuestros asistentes y tener insights de mayor valor.

En todo evento es importante fijar qué tipo de control de acceso queremos establecer, por esto es importante conocer los que hay disponibles en la actualidad y entre los cuales están:

  • Códigos QR o código de barras, la herramienta para el control de acceso 

Esta herramienta dispone de una información que viene encriptada por medio de la cual podemos disponer de una información específica de una persona que asiste a la actividad. Gracias a esta opción podemos conocer aspectos como la hora de entrada al evento, si realizó pago de entrada en el sitio o en preventa, así como otros detalles que se ajustan según las necesidades del cliente. Entre las necesidades de mayor uso del código QR para el control de acceso están:

  • Control de ingreso al evento.
  • Control de permanencia del público asistente al evento.
  • Control de aforo en el lugar del evento (especialmente si hay límite de aforo).
  • Acceso ágil a la información del público asistente desde tablet, celular entre otros dispositivos.

Entre las facilidades que brinda esta opción es que puede emplearse con boletería 100% digital, cada persona teniendo a disposición desde su móvil su respectivo código para así validar su entrada, claro está, que igualmente se adapta a boletería impresa que ofrece mayor rango de seguridad.

  • RFID (Radio Frecuencia de Identificación) o NFC .

Este sistema de acceso opera mediante un chip que está conectada a la ID de la persona asistente al evento y que gracias a unas antenas ubicadas al ingreso del evento va a permitir:

  • Qué personas entre el público asistente ingresa a una sala del evento.
  • A qué hora están accediendo al evento o a una actividad específica dentro del evento.
  • Por cuáles zonas están circulando los asistentes al evento.
  • Cuánto tiempo permanece dentro del evento o actividad, establecido a través de la hora de ingreso y salida de la sala donde se efectúa el evento.

Debido a las facilidades y avance tecnológico que ofrece podemos tener al alcance datos cómo la foto del asistente o una opción que se ha hecho más recurrente en eventos tipo festival que es tener la opción de hacer pagos por medio de estos dispositivos.

  • Controles de acceso tradicionales (herramientas de Boletería física y manillas)

Esta alternativa maneja manillas o boletería impresa de manera tradicional sin uso de códigos, sino que establece control generalmente a través de la numeración y/o locación, según sea el sitio, para la designación de una zona específica donde estará la persona o determinar un máximo de ingreso a partir del número de personas que puedan estar en el lugar del evento.

 

Qué es posible hacer gracias al control de acceso en un evento

Además de ayudarnos a medir el comportamiento que pueda tener el público dentro del evento (interés en una actividad específica, margen de satisfacción de los asistentes; todo esto enfocado en tener mejoras para futuros eventos), hay otras facilidades que tenemos al alcance al momento de establecer un adecuado flujo para el control de ingreso en un evento están:

  • Control de ingreso

Se establece parámetro como quienes son las personas que pueden ingresar al evento, sea porque pagaron su boleto de entrada o poseen algún tipo de acceso especial (VIP, cortesía, prensa, entre otros) Esta facilidad no ayuda a ajustar de manera óptima los horarios de ingreso del público, fijando sea una hora fija o segmentando el ingreso según las características de la actividad que se desarrollará.

  • Control del aforo

Este parámetro es el más importante dentro del manejo de control de acceso ya que nos marca la agilidad y seguridad en el ingreso del público al evento. A través de este ítem podemos llevar el conteo de personas que han ingresado y salido del evento, así podremos saber la cantidad de personas que hay en el lugar y evitar sobrecupos.

Este control nos ayuda a tener un manejo óptimo de la afluencia de público dentro del evento, igualmente tener control en los registros que hagan en una actividad específica dentro del evento, limitando su acceso según la capacidad que tenga el sitio.

El buen manejo en este control es la que nos va a permitir el mantener buena parte de la seguridad del evento, evitando alteraciones que por un sobrecupo o por un mal manejo de la afluencia pudiese llegar a suceder.

Este control se complementa con el establecimiento de herramientas de ayuda como son la limpieza y desinfección de espacios y personas según sea el caso, manejo de filas de ingreso virtual, registro touchless, manejo de app del evento para interacción entre el público, entre otros complementos similares.

  • Control de estadía en el evento

Este parámetros es importante en eventos tipo congreso donde se manejan diferentes locaciones o una locación amplia y se requiere medir la permanencia del asistente en la actividad con el fin de brindar certificados, saber qué actividades atraen mayor número de personas, qué ponentes atraen más asistencia y controlar el límite de accesos en caso de superar el número de personas permitidas en el sitio.

 

Tecnologías que agilizan el proceso de check in

Además de los recursos y técnicas que resultan vitales para un proceso de check in efectivo, es fundamental contemplar las tecnologías aplicadas para mejorar el ingreso de las personas en un evento. Entre las de mayor impacto y uso están:

  • Totems / Kioskos de Autoregistro

Esta herramienta permite a los asistentes a su eventos ingresar la información necesaria de manera autónoma e independiente, registrarse en el evento, efectuar pagos e incluso imprimir su boleto o credencial de ingreso de manera rápida. Además de reducir las filas de acceso, esta herramienta reduce el número de personal requerido para el control de acceso a un evento.

  • Apps móviles para eventos

Es un proceso que ayuda a acelerar el check in de los asistentes al evento, valiéndose de la creación de una app para el evento que brinde la posibilidad de integrar al registro con lo cual el asistente podrá validar el ingreso al evento de manera anticipada y además de sincronizar la información que se encuentre almacenada en la app en el ingreso, así evitando que el asistente tenga de nuevo la necesidad de registrarse nuevamente.

  • Tecnología usable por los asistentes

Esta opción equipa a nuestros asistentes con un dispositivo port
able que servirá para ingresar gracias a un lector que habra dispuesto para dar lectura a los dispositivos NFC, o incluso sin recurrir a un registro se pueden emplear tarjetas RFID, con las cuales tiene la facilidad de registrar de manera automática la salida y entrada de una persona a la actividad o lugar. 

  • Impresión de credenciales para asistentes

Esta modalidad permite entregar a los asistentes su respectiva credencial en el sitio impresa, de manera ágil y confiable, sin tener la preocupación de tener un número mayor de credenciales preimpresas que normalmente quedan sin ser usadas y en desperdicio.

Empleando esta tecnología podemos brindar acceso a la persona haciendo uso del acceso al Face ID que autentica a un usuario empleando su selfie e ingrese sin problemas. También se puede emplear un sistema más sofisticado de análisis facial que compara diferentes fuentes del rostro para así confirmar que son de la misma persona.  

 

Carlos Cortázar

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